Almacén, Inventario y limpieza de fondo

Aunque no lo parezca, hace ya unos días que dejamos atrás el verano y empezamos de nuevo  nuestras rutinas. A veces esta vuelta supone un caos al verse rodeado de papeles, mails y correo atrasado, aunque en un par de días volvemos a tener el control de nuestra oficina.

Sin embargo, cuando parece estar todo controlado viene de nuevo el lío: IVA, liquidaciones, nóminas…

Todo forma parte de la rutina normal de la empresa, así que lo aceptamos con total naturalidad. Sin embargo y aunque nos parezca tener todo bajo control, a menudo nos encontramos con un “cajón de sastre” en cuanto aparecemos por el almacén: maquinaria antigua en desuso, mercancía obsoleta que ocupa más espacio del que desearíamos en las estanterías, archivos llenos de polvo, existencias fuera de control,… lo cual nos lleva a ir replanteando una limpieza exhaustiva para que  el principio de prudencia recomendado por el Plan General Contable refleje una imagen fiel de la empresa.

No resulta extraño que a alguno se le ponga la carne de gallina al escuchar la frase: “Toca hacer inventario”, por lo que  supone poner la casa “patas para arriba”, hacer recuento de las existencias y actualizar el programa de gestión, llenarse de polvo hasta las cejas, subirse hasta el último peldaño de las escaleras para bajar archivos… Una tarea que requiere de paciencia y minuciosidad,  pues en la mayoría de los casos,  sólo se le puede prestar atención una vez al año.

¿Por qué es tan importante hacer Inventario en la empresa de forma periódica?

Precisamente por ese principio de prudencia que nos dice el Plan General Contable.

Si se trabaja con un buen programa de gestión esto facilitará en gran parte la tarea de tener unas existencias actualizadas, pero aún así también se cometen errores y se pueden hacer entregas de material sin la documentación correspondiente (póngase como ejemplo la entrega en mano de unas muestras) lo cual no queda constancia en una salida de almacén. Así pues, puede ocurrir que cuando vamos a servir un pedido nos percatamos que no tenemos suficientes existencias y nos toca llamar a nuestro proveedor para que nos lo sirva rápidamente.

Lo mismo ocurre con maquinaria que está completamente amortizada y se encuentra en un rincón acumulando polvo o archivos amarillentos que no sabemos si podemos deshacernos  de ellos.

De las existencias e inmovilizado tendremos que hacer a finales de año las correspondientes depreciaciones, provisiones, amortizaciones  y actualizaciones para que nuestras cuentas anuales reflejen la imagen fiel de la empresa.

¿Y los archivos?

Como norma general, el plazo de conservación es seis años, contados a partir del último asiento realizado en los libros.

Pero caben algunas excepciones que la normativa fiscal nos obliga a conservar los documentos más allá de los seis años citados.

Estas excepciones son las siguientes:

1º. La Interrupción, bien sea por actos de la Administración o de la empresa. Si Hacienda tiene un plazo de 4 años para revisar impuestos y se ha producido una interrupción,  este plazo comenzará de nuevo, por lo que se deberá guardar los documentos durante más tiempo.

2º.- Declaración de Bases Negativas. Si la sociedad obtuvo pérdidas en algún ejercicio, éstas podrán ir compensándose durante ejercicios posteriores durante un plazo de 15 años. Con lo cual toda la documentación referente a esas pérdidas y compensaciones deberá de conservarse.

3º.- Amortizaciones. Deberemos conservar todas aquellas facturas que justifiquen la adquisición de inmovilizado o bienes de inversión hasta que estén completamente amortizados.

Si una vez hecha la selección de archivos decides hacer finalmente limpieza de documentación, recuerda hacerlo  encargando su destrucción a una empresa de gestión de residuos o utilizando medios que aseguren la protección de los datos de clientes, empleados, proveedores y colaboradores.

Con ello no sólo estarás cumpliendo con la LOPD, sino que además demostrarás ser una empresa eficiente y responsable.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

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