Almacén, Inventario y limpieza de fondo

Aunque no lo parezca, hace ya unos días que dejamos atrás el verano y empezamos de nuevo  nuestras rutinas. A veces esta vuelta supone un caos al verse rodeado de papeles, mails y correo atrasado, aunque en un par de días volvemos a tener el control de nuestra oficina.

Sin embargo, cuando parece estar todo controlado viene de nuevo el lío: IVA, liquidaciones, nóminas…

Todo forma parte de la rutina normal de la empresa, así que lo aceptamos con total naturalidad. Sin embargo y aunque nos parezca tener todo bajo control, a menudo nos encontramos con un “cajón de sastre” en cuanto aparecemos por el almacén: maquinaria antigua en desuso, mercancía obsoleta que ocupa más espacio del que desearíamos en las estanterías, archivos llenos de polvo, existencias fuera de control,… lo cual nos lleva a ir replanteando una limpieza exhaustiva para que  el principio de prudencia recomendado por el Plan General Contable refleje una imagen fiel de la empresa.

No resulta extraño que a alguno se le ponga la carne de gallina al escuchar la frase: “Toca hacer inventario”, por lo que  supone poner la casa “patas para arriba”, hacer recuento de las existencias y actualizar el programa de gestión, llenarse de polvo hasta las cejas, subirse hasta el último peldaño de las escaleras para bajar archivos… Una tarea que requiere de paciencia y minuciosidad,  pues en la mayoría de los casos,  sólo se le puede prestar atención una vez al año.

¿Por qué es tan importante hacer Inventario en la empresa de forma periódica?

Precisamente por ese principio de prudencia que nos dice el Plan General Contable.

Si se trabaja con un buen programa de gestión esto facilitará en gran parte la tarea de tener unas existencias actualizadas, pero aún así también se cometen errores y se pueden hacer entregas de material sin la documentación correspondiente (póngase como ejemplo la entrega en mano de unas muestras) lo cual no queda constancia en una salida de almacén. Así pues, puede ocurrir que cuando vamos a servir un pedido nos percatamos que no tenemos suficientes existencias y nos toca llamar a nuestro proveedor para que nos lo sirva rápidamente.

Lo mismo ocurre con maquinaria que está completamente amortizada y se encuentra en un rincón acumulando polvo o archivos amarillentos que no sabemos si podemos deshacernos  de ellos.

De las existencias e inmovilizado tendremos que hacer a finales de año las correspondientes depreciaciones, provisiones, amortizaciones  y actualizaciones para que nuestras cuentas anuales reflejen la imagen fiel de la empresa.

¿Y los archivos?

Como norma general, el plazo de conservación es seis años, contados a partir del último asiento realizado en los libros.

Pero caben algunas excepciones que la normativa fiscal nos obliga a conservar los documentos más allá de los seis años citados.

Estas excepciones son las siguientes:

1º. La Interrupción, bien sea por actos de la Administración o de la empresa. Si Hacienda tiene un plazo de 4 años para revisar impuestos y se ha producido una interrupción,  este plazo comenzará de nuevo, por lo que se deberá guardar los documentos durante más tiempo.

2º.- Declaración de Bases Negativas. Si la sociedad obtuvo pérdidas en algún ejercicio, éstas podrán ir compensándose durante ejercicios posteriores durante un plazo de 15 años. Con lo cual toda la documentación referente a esas pérdidas y compensaciones deberá de conservarse.

3º.- Amortizaciones. Deberemos conservar todas aquellas facturas que justifiquen la adquisición de inmovilizado o bienes de inversión hasta que estén completamente amortizados.

Si una vez hecha la selección de archivos decides hacer finalmente limpieza de documentación, recuerda hacerlo  encargando su destrucción a una empresa de gestión de residuos o utilizando medios que aseguren la protección de los datos de clientes, empleados, proveedores y colaboradores.

Con ello no sólo estarás cumpliendo con la LOPD, sino que además demostrarás ser una empresa eficiente y responsable.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

PON STOP A LOS GASTOS

pon stop a los gastosDurante años he sido testigo del gran esfuerzo que las empresas deben realizar en su día a día para obtener beneficios o tan sólo para mantenerse a flote.  A menudo, cuando te encuentras tan implicado sufres al igual que ellos, pues  eres consciente de los diversos obstáculos que hay que superar para poder llevar adelante un proyecto por el que lo has dado todo.

A veces suele pasar que desde fuera  se ven las cosas de otra manera. Vivimos cada día conectados a internet, pero las empresas aún se resisten a realizar cambios que podrían mejorar  su organización.

Sólo hay que estar abiertos a las distintas posibilidades que nos ofrecen hoy en día las nuevas tecnologías y descubrir lo mucho que todavía podemos hacer.

 

HERRAMIENTAS Y APLICACIONES  QUE  TE AYUDAN A AHORRAR

 

Efax

Servicio de Fax a través de internet. Conseguirás un número de fax dedicado que estará ligado a tu correo electrónico. Envía y recibe faxes a través de tu correo electrónico eliminando los costes desde una línea de fax dedicada, máquina y suministros de fax.

Ahorro: compra de fax, factura línea de fax, papel, tinta y posibles reparaciones. Haz una comprobación de los gastos que han supuesto este mes y multiplícalo por 12 meses. No te asustes!

 la nube en fondant

Skype

Servicio de telefonía a través de internet. Servicio gratuito entre usuarios que disponen de cuenta en Skype. Pueden realizarse videoconferencias y llamadas grupales. Mediante un servicio de pago puedes disponer de varias líneas para tus colaboradores. Se pueden realizar llamadas a móviles.

Ahorro: Todas aquellas llamadas de clientes o proveedores que disponen de una cuenta en skype, reducción importante en las llamadas a móviles. Si dispones de un móvil con Skype podrás realizar llamadas gratuitas estés donde estés. Puedes obtener llamadas a móviles y fijos gratis durante un mes.

Comprueba el coste que ha supuesto este año los gastos de telefonía. ¿Cuántas líneas de telefonía pagas? ¿Son todas estrictamente necesarias dentro del sistema convencional?

 

 galleta gmail

 Gmail 

Creo que a estas alturas pocas personas no conocerán gmail, pero para aquellos que estén descubriendo las diferentes aplicaciones basadas en la nube, os detallo algunas de sus grandes ventajas con tan solo crear una cuenta:

  Correo electrónico intuitivo, eficaz y útil. Dispone de 15 GB de almacenamiento totalmente gratuito. Utiliza un sistema de búsqueda de mensajes de texto simple y avanzado, como cambiar el idioma o poner aviso de vacaciones. Está disponible para dispositivos móviles.

o   Organizador de agenda: puedes organizar todas tus citas, reuniones, eventos, .. y compartirlo con tus colaboradores. También puedes programar alarmas para que te avise y no se te olvide ningún compromiso. Al estar en la nube podrás ver todas las actualizaciones al momento sin necesidad de llegar a la empresa para saber las novedades.

o   Organizador de tareas: pequeña aplicación, donde podrás ir anotando y tachando las tareas que tienes programadas para el día.

o   Hangout: Podrás realizar llamadas a tus contactos o colaboradores totalmente gratuitas, además de poder dejar mensajes. Se pueden realizar videoconferencias y llamadas grupales.

o   Drive: Almacenamiento en la nube de todos tus archivos. Podrás acceder a ellos en cualquier momento así como tus colaboradores. Si te has dejado el pendrive en la oficina, esta aplicación te sacará de más de un apuro.

o   Youtube: Todos conocemos las grandes ventajas de tener una cuenta en youtube. Imagina que un cliente te realiza una consulta que resulta difícil de expresar por escrito. Puedes realizar un pequeño vídeo y subirlo a youtube. Compartirlo con tu cliente de manera privada o hacerlo público para promocionar tu empresa. Al instante le habrás dado una respuesta rápida y gráfica.

Es como un pequeño CRM para la pequeña empresa o profesional totalmente gratuita. También puedes disponer de varias cuentas de correo con una cuenta de pago.

 

Estos son algunos ejemplos más conocidos que actualmente las empresas están poniendo en marcha. Son cambios que no necesitan ningún coste añadido y que por el contrario nos pueden ayudar a mejorar nuestra organización en aspectos como: reducción de gastos, gestión administrativa, organización de archivos y trabajo en equipo.

 

Espero que este post os haya servido de ayuda y os anime a realizar algunos cambios que hagan mejorar vuestras organizaciones.

 

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¿Tengo beneficios?

viajesParece que fue ayer cuando empezamos el nuevo año y nos encontramos ya  terminando julio.  Mientras algunos están pensando en las vacaciones,  otros están revisando los  impuestos que ayer mismo entregó su gestor a Hacienda.  Esto me recuerda que en ocasiones algunos clientes cuando se les informa que han obtenido beneficios, no se explican dónde están porque no paran de pagar y sin embargo no ven color en sus negocios.

Como técnico administrativo, mi función es estar al lado del cliente, pero también al lado del asesor facilitándole toda aquella documentación que necesita. Así pues, cuando me encuentro en  estas situaciones, lo primero que me viene en mente es que, seguramente, hay  partidas de gastos que no se han tenido en cuenta, aunque el cliente insista en que lo ha entregado todo.

me sale a pagar

me sale a pagar

Un buen gestor se preocupa de que toda la documentación esté en su poder incluida  esas facturas o liquidaciones que aparecen en “letra pequeña” entre los extractos del banco. Sí, me estoy refiriendo a los  intereses, servicios bancarios, gastos por devolución de recibos, leasing, descuento de efectos, paypal… etc, que paga la empresa y que siendo un gasto muy importante no se repara en ello a la hora de entregar al gestor. El cliente sabe que sólo en bancos se le va una fortuna, pero desconoce que esos gastos también deben ir reflejados en la contabilidad e influyen en la declaración de sus ingresos al final del trimestre, cuanto menos al finalizar el año.

A menudo ocurre que la empresa es muy pequeña o pertenece a un profesional que bastante tiene en preocuparse de atender a sus clientes, pero  no sabe cómo gestionarla  y por tanto no sabe en qué situación se encuentra ni qué estrategias tiene que tomar para mejorar.

Tener el control de las cuentas de la empresa es fundamental, pues de no hacerlo puede acarrear serios problemas. El propietario de una empresa debe saber en todo momento qué gastos se están produciendo en su día a día y tener un control sobre ellos. Debe llevar la contabilidad al día y también la conciliación de su banco. No sería la primera vez que viene cargada en el banco una factura que no ha llegado físicamente a la empresa o venir cargados en la liquidación de una remesa de efectos un interés  que no ha sido pactado previamente con la entidad financiera.

isoEn estos casos es recomendable además de enviar un correo electrónico a la persona responsable de tu cuenta en el banco (de este modo también se cumple con el protocolo de calidad ya que queda registrado por escrito), dirigirse a la entidad para hablarlo personalmente. Si optas por el  teléfono,  en la mayoría de ocasiones te hará perder mucho tiempo además de crisparte los nervios.

Si aún así se tienen ciertas dudas de haber obtenido beneficios a pesar de que lo digan tus impuestos,  abría que analizar en más profundidad las cuentas de tu empresa, pues puede ser debido a muchos otros factores.

Así pues, si a pesar de llevar el control de la empresa no se obtiene el resultado esperado, no resulta recomendable dejarlo para que a última hora nos lo confirme nuestro gestor. El tiempo puede jugar un papel muy negativo si no se toman las acciones correctas.