12 CLAVES PARA GESTIONAR EL ESTRES Y SER FELIZ EN EL TRABAJO

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Imagen tomada en el I Forum de la Felicidad y el Buen Humor en el Trabajo organizado por grupo OTP

La gestión del estrés es una de las preocupaciones de las empresas responsables de la salud en el trabajo. Los riesgos  psicosociales y las enfermedades que se producen por motivos derivados de las relaciones entre las personas que pertenecen a la misma relación laboral han ido en aumento en los últimos años, dando como resultado a la creación de nuevas medidas para su prevención.

Por ello y pensando tanto en empleados como directivos he escrito algunas claves para ayudar a gestionar y superarlo de forma eficaz, pero como siempre todo depende de uno mismo y de las circunstancias que se produzcan a lo largo del día.

Hablar de “claves” para la mejor gestión de una jornada laboral dependerá del tipo de trabajo o actividad a la que te dediques en la empresa. Las claves no serán las mismas si la empresa se dedica a marketing y publicidad que si se dedica a la comercialización de productos o tienda online. Por ello voy a centrar estas claves orientándolas a una pequeña empresa tradicional, donde por regla general las tareas se concentran en poco personal.

¿Qué haces nada más llegar a tu despacho? ¿Enciendes el ordenador o vas a la máquina de café?

Bueno, lo primero sería encender el ordenador y mientras arranca ir a por esa taza de café que tanto te anima a primera hora de la mañana. Si eres de los que no puedes renunciar a ese “feliz” momento, procura que no te lleve más de los minutos necesarios, para no perder tiempo nada más comenzar la jornada.

  1.  Una de las primeras tareas que deberían realizarse en cuanto el ordenador está operativo es la revisión de los movimientos del banco y abrir el correo. Comprueba cuanto antes que todo esté correcto y comunica a tu entidad bancaria aquellos movimientos que no estés conforme. Esto evitará sobresaltos si lo dejas para el último momento.
  1. Comprueba el correo, dando prioridad a aquello que sea de más relevancia. Si lo prefieres en estos momentos podrías abrir el organizador de tareas. Si no dispones de uno, puedes utilizar el de gmail que es muy práctico e ir  anotando y tachando conforme vayas finalizando. También puedes ir asignando un tiempo para ir controlando cuanto dedicas a cada tarea.
  1. Evita las distracciones. Si  cuentas con ese compañero que se tira hablando parte de la mañana contando su fin de semana, para que después le cuentes el tuyo, intenta decir “no” de forma cortés: “Ahora estoy muy ocupado, después a la hora del almuerzo me lo  cuentas”. Lo más aconsejable es mantener la concentración para llevar una mañana organizada. Deja los comentarios o las llamadas personales para otro momento.
  1. Si  realizas tareas muy diversas a lo largo del día, establece tu lista de tareas por PRIORIDADES. Si es necesario consulta para cuándo tienes que entregar una tarea y añádelo a tu lista. Comprométete en entregar el trabajo al miembro de tu equipo cuando se te ha solicitado. Esto te ayudará a terminar en el plazo previsto las tareas más importantes.
  1. La atención al cliente es un servicio muy importante. Si consigues gestionar tus PRIORIDADES antes de que empiecen a llamar los clientes, podrás dar una respuesta rápida además de evitar llamadas repetitivas. Su buena gestión te ahorrará interrupciones innecesarias así como una dedicación excesiva.
  1. DISFRUTA del momento del  ALMUERZO con tus compañeros. Es tu momento “All-bran”. Tu momento para desconectar y volver mucho más relajado. Es el rato en el que realmente eres tú,  porque estás en una situación distendida y fuera de las presiones del trabajo. No lo sacrifiques y disfrútalo.
  1. “No dejes para mañana, lo que puedes hacer hoy”. Si has logrado realizar todas aquellas tareas que tenías anotadas, y ya sabes lo que te espera para los próximos días, ADELÁNTATE. Esto te ayudará a controlar tareas imprevistas.
  1. Archiva periódicamente. Dedica media hora al día o a la semana, dependiendo del volumen que tengas. No lo dejes para cuando tengas 2 o 3 pilares repletos de papeles.
  1. Si la situación de la empresa lo permite, concentra la facturación en 1 día concreto (bien sea semanal, quincenal o mensual). Factura cuando el cliente ha recibido su pedido y es conforme. Esto te ahorrará tiempo en “facturas rectificativas” por posibles incidencias.
  1.  En cuanto factures no tardes en enviarlas por correo. Algunas empresas cuentan sus días de pago a partir de la recepción de la factura. Si te demoras, recibirás los pagos más tarde. Evita todo aquello que pueda producirte estrés innecesario.
  1. Dependiendo del tipo de empresa y  organización, muchas aprovechan las tardes para las recogidas del  transporte. En este caso, intenta tener preparada toda la documentación por la mañana o a primera hora de la tarde. Evita, en la medida de lo posible, las prisas de última hora.
La leyenda del dore imagen cedida por fotolia

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Si estás en pleno período de contabilización de facturas, aprovecha el momento del día que hayan menos interrupciones. PRIORIZA TUS TAREAS, dependiendo del momento y situación del día.

También puedes dedicar una o dos tardes a la semana a aquellas tareas que aún requiriendo concentración son más distendidas. Puedes aprovechar para gestionar las RRSS para los próximos días. Para ello puedes utilizar Hootsuite, donde podrás programar las publicaciones a horas y días concretos. Escribir el próximo post del blog o realizar una campaña de mail marketing… Si dispones de algún CRM en la empresa también te facilitará mucho el trabajo.

  1. Por último, NO esperes a estar agotado para descansar. Toma pequeños descansos durante el día para estirar los músculos, respirar profundamente y reir con tus compañeros. A veces un pequeño “chiste” relaja las tensiones y  ayuda a mejorar la relación con los compañeros.

La gestión del tiempo, la leyenda del Dorado, como oí recientemente a Santiago Pérez Castillo en radio Emprende, es una de las cuestiones a trabajar en el ámbito laboral, pues lo que para algunos es estar siempre desbordado incrementando estados de ansiedad y estrés, para otros es cuestión de organización.

¿Y tú, cómo organizas tu tiempo para ser más feliz en el trabajo?

Mejorar la gestión del tiempo en el trabajo

Mejorar la gestión del tiempo en el trabajo es sin duda una de las cuestiones que siempre tenemos presente para mejorar la productividad y permanecer centrado en lo importante.  Y es que son muchas las tareas que realizamos a lo largo del día desde que nos levantamos, y en ocasiones nos vemos desbordados ante tantas responsabilidades. Así pues cualquier tema que tenga que ver con el control del tiempo, al menos a mí, no me deja indiferente.

Esta semana he tenido la ocasión de conocer dos aplicaciones que me han parecido muy interesantes y he querido compartirlas con vosotros. En Akorde,  tratamos de maximizar los recursos que nos ofrece internet como herramienta de trabajo y son múltiples los programas basados en la nube  que nos permiten simplificar y organizar mejor nuestras empresas ayudándonos a tener mayor capacidad de control del tiempo y del trabajo efectivo.

Una de las que más me ha llamado la atención es Mind Mapping. Según los expertos la utilización de este método, permite ganar de 4 a 5 horas de trabajo por semana y por persona.  Es nada más y nada menos un software de mapa mental. Imaginar por un momento que todos los datos que tenemos en nuestro cerebro pueden ser organizados de forma visual.  Muchos de estos mapas mentales se utilizan para técnicas de aprendizaje y la superación de sobrecarga de información.

La utilización de este tipo de técnicas resultan muy efectivas para ayudar a los estudiantes a organizar mejor sus horas de estudio y superar el miedo ante los exámenes. Aprendiendo de forma visual como funciona nuestro cerebro, sabremos también como darle un mayor rendimiento sin ansiedades ni frustraciones.

La otra herramienta que me tiene  “enganchada”  hace ya unas semanas es Workmeter.

Esta herramienta tiene por objetivo aumentar la productividad, generar motivación y gestionar mejor el tiempo.

Una de las dudas de muchos empresarios es saber si  los empleados que trabajan en sus oficinas delante del ordenador son realmente productivos o no. Algunos incluso piensan que viendo la mesa de sus empleados repletos de papeles, es señal de que son productivos y por el contrario,  si la tienen vacía es que no trabajan lo suficiente. ¿Pero realmente esto es así? Podría ser  que quien tiene la mesa vacía es porque es más organizado, es “consciente” de las tareas que tiene por finalizar y  no utiliza su jornada de trabajo para realizar gestiones personales o hablar con los compañeros más tiempo del debido.

Workmeter permite visualizar el nivel de rendimiento de los empleados que directamente trabajan con el ordenador, teléfono u otros dispositivos, promoviendo de este modo nuevas políticas laborales como la conciliación familiar-laboral, los horarios flexibles o el teletrabajo con el fin de mejorar la competitividad en las empresas a través de nuevos entornos laborales.

¿Qué empresa se negaría a tener una mayor productividad y al mismo tiempo tener contentos a sus empleados?

Como vemos, las nuevas tecnologías cada vez más nos sorprenden con nuevas aplicaciones para hacernos el día a día más fácil. Pasar de la era industrial a la del conocimiento será positivo para todos aquellos que tengan la capacidad de “VER” todo su potencial y aprovecharlo para el crecimiento de sus negocios o empresas.

Aquí os dejo un pequeño vídeo promocional de esta empresa, que ha conseguido en poco tiempo llamar la atención en reconocidos medios de comunicación tales como  RTVE, El Economista o Público.

Ver vídeo de Workmeter