PON STOP A LOS GASTOS

pon stop a los gastosDurante años he sido testigo del gran esfuerzo que las empresas deben realizar en su día a día para obtener beneficios o tan sólo para mantenerse a flote.  A menudo, cuando te encuentras tan implicado sufres al igual que ellos, pues  eres consciente de los diversos obstáculos que hay que superar para poder llevar adelante un proyecto por el que lo has dado todo.

A veces suele pasar que desde fuera  se ven las cosas de otra manera. Vivimos cada día conectados a internet, pero las empresas aún se resisten a realizar cambios que podrían mejorar  su organización.

Sólo hay que estar abiertos a las distintas posibilidades que nos ofrecen hoy en día las nuevas tecnologías y descubrir lo mucho que todavía podemos hacer.

 

HERRAMIENTAS Y APLICACIONES  QUE  TE AYUDAN A AHORRAR

 

Efax

Servicio de Fax a través de internet. Conseguirás un número de fax dedicado que estará ligado a tu correo electrónico. Envía y recibe faxes a través de tu correo electrónico eliminando los costes desde una línea de fax dedicada, máquina y suministros de fax.

Ahorro: compra de fax, factura línea de fax, papel, tinta y posibles reparaciones. Haz una comprobación de los gastos que han supuesto este mes y multiplícalo por 12 meses. No te asustes!

 la nube en fondant

Skype

Servicio de telefonía a través de internet. Servicio gratuito entre usuarios que disponen de cuenta en Skype. Pueden realizarse videoconferencias y llamadas grupales. Mediante un servicio de pago puedes disponer de varias líneas para tus colaboradores. Se pueden realizar llamadas a móviles.

Ahorro: Todas aquellas llamadas de clientes o proveedores que disponen de una cuenta en skype, reducción importante en las llamadas a móviles. Si dispones de un móvil con Skype podrás realizar llamadas gratuitas estés donde estés. Puedes obtener llamadas a móviles y fijos gratis durante un mes.

Comprueba el coste que ha supuesto este año los gastos de telefonía. ¿Cuántas líneas de telefonía pagas? ¿Son todas estrictamente necesarias dentro del sistema convencional?

 

 galleta gmail

 Gmail 

Creo que a estas alturas pocas personas no conocerán gmail, pero para aquellos que estén descubriendo las diferentes aplicaciones basadas en la nube, os detallo algunas de sus grandes ventajas con tan solo crear una cuenta:

  Correo electrónico intuitivo, eficaz y útil. Dispone de 15 GB de almacenamiento totalmente gratuito. Utiliza un sistema de búsqueda de mensajes de texto simple y avanzado, como cambiar el idioma o poner aviso de vacaciones. Está disponible para dispositivos móviles.

o   Organizador de agenda: puedes organizar todas tus citas, reuniones, eventos, .. y compartirlo con tus colaboradores. También puedes programar alarmas para que te avise y no se te olvide ningún compromiso. Al estar en la nube podrás ver todas las actualizaciones al momento sin necesidad de llegar a la empresa para saber las novedades.

o   Organizador de tareas: pequeña aplicación, donde podrás ir anotando y tachando las tareas que tienes programadas para el día.

o   Hangout: Podrás realizar llamadas a tus contactos o colaboradores totalmente gratuitas, además de poder dejar mensajes. Se pueden realizar videoconferencias y llamadas grupales.

o   Drive: Almacenamiento en la nube de todos tus archivos. Podrás acceder a ellos en cualquier momento así como tus colaboradores. Si te has dejado el pendrive en la oficina, esta aplicación te sacará de más de un apuro.

o   Youtube: Todos conocemos las grandes ventajas de tener una cuenta en youtube. Imagina que un cliente te realiza una consulta que resulta difícil de expresar por escrito. Puedes realizar un pequeño vídeo y subirlo a youtube. Compartirlo con tu cliente de manera privada o hacerlo público para promocionar tu empresa. Al instante le habrás dado una respuesta rápida y gráfica.

Es como un pequeño CRM para la pequeña empresa o profesional totalmente gratuita. También puedes disponer de varias cuentas de correo con una cuenta de pago.

 

Estos son algunos ejemplos más conocidos que actualmente las empresas están poniendo en marcha. Son cambios que no necesitan ningún coste añadido y que por el contrario nos pueden ayudar a mejorar nuestra organización en aspectos como: reducción de gastos, gestión administrativa, organización de archivos y trabajo en equipo.

 

Espero que este post os haya servido de ayuda y os anime a realizar algunos cambios que hagan mejorar vuestras organizaciones.

 

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12 CLAVES PARA GESTIONAR EL ESTRES Y SER FELIZ EN EL TRABAJO

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Imagen tomada en el I Forum de la Felicidad y el Buen Humor en el Trabajo organizado por grupo OTP

La gestión del estrés es una de las preocupaciones de las empresas responsables de la salud en el trabajo. Los riesgos  psicosociales y las enfermedades que se producen por motivos derivados de las relaciones entre las personas que pertenecen a la misma relación laboral han ido en aumento en los últimos años, dando como resultado a la creación de nuevas medidas para su prevención.

Por ello y pensando tanto en empleados como directivos he escrito algunas claves para ayudar a gestionar y superarlo de forma eficaz, pero como siempre todo depende de uno mismo y de las circunstancias que se produzcan a lo largo del día.

Hablar de “claves” para la mejor gestión de una jornada laboral dependerá del tipo de trabajo o actividad a la que te dediques en la empresa. Las claves no serán las mismas si la empresa se dedica a marketing y publicidad que si se dedica a la comercialización de productos o tienda online. Por ello voy a centrar estas claves orientándolas a una pequeña empresa tradicional, donde por regla general las tareas se concentran en poco personal.

¿Qué haces nada más llegar a tu despacho? ¿Enciendes el ordenador o vas a la máquina de café?

Bueno, lo primero sería encender el ordenador y mientras arranca ir a por esa taza de café que tanto te anima a primera hora de la mañana. Si eres de los que no puedes renunciar a ese “feliz” momento, procura que no te lleve más de los minutos necesarios, para no perder tiempo nada más comenzar la jornada.

  1.  Una de las primeras tareas que deberían realizarse en cuanto el ordenador está operativo es la revisión de los movimientos del banco y abrir el correo. Comprueba cuanto antes que todo esté correcto y comunica a tu entidad bancaria aquellos movimientos que no estés conforme. Esto evitará sobresaltos si lo dejas para el último momento.
  1. Comprueba el correo, dando prioridad a aquello que sea de más relevancia. Si lo prefieres en estos momentos podrías abrir el organizador de tareas. Si no dispones de uno, puedes utilizar el de gmail que es muy práctico e ir  anotando y tachando conforme vayas finalizando. También puedes ir asignando un tiempo para ir controlando cuanto dedicas a cada tarea.
  1. Evita las distracciones. Si  cuentas con ese compañero que se tira hablando parte de la mañana contando su fin de semana, para que después le cuentes el tuyo, intenta decir “no” de forma cortés: “Ahora estoy muy ocupado, después a la hora del almuerzo me lo  cuentas”. Lo más aconsejable es mantener la concentración para llevar una mañana organizada. Deja los comentarios o las llamadas personales para otro momento.
  1. Si  realizas tareas muy diversas a lo largo del día, establece tu lista de tareas por PRIORIDADES. Si es necesario consulta para cuándo tienes que entregar una tarea y añádelo a tu lista. Comprométete en entregar el trabajo al miembro de tu equipo cuando se te ha solicitado. Esto te ayudará a terminar en el plazo previsto las tareas más importantes.
  1. La atención al cliente es un servicio muy importante. Si consigues gestionar tus PRIORIDADES antes de que empiecen a llamar los clientes, podrás dar una respuesta rápida además de evitar llamadas repetitivas. Su buena gestión te ahorrará interrupciones innecesarias así como una dedicación excesiva.
  1. DISFRUTA del momento del  ALMUERZO con tus compañeros. Es tu momento “All-bran”. Tu momento para desconectar y volver mucho más relajado. Es el rato en el que realmente eres tú,  porque estás en una situación distendida y fuera de las presiones del trabajo. No lo sacrifiques y disfrútalo.
  1. “No dejes para mañana, lo que puedes hacer hoy”. Si has logrado realizar todas aquellas tareas que tenías anotadas, y ya sabes lo que te espera para los próximos días, ADELÁNTATE. Esto te ayudará a controlar tareas imprevistas.
  1. Archiva periódicamente. Dedica media hora al día o a la semana, dependiendo del volumen que tengas. No lo dejes para cuando tengas 2 o 3 pilares repletos de papeles.
  1. Si la situación de la empresa lo permite, concentra la facturación en 1 día concreto (bien sea semanal, quincenal o mensual). Factura cuando el cliente ha recibido su pedido y es conforme. Esto te ahorrará tiempo en “facturas rectificativas” por posibles incidencias.
  1.  En cuanto factures no tardes en enviarlas por correo. Algunas empresas cuentan sus días de pago a partir de la recepción de la factura. Si te demoras, recibirás los pagos más tarde. Evita todo aquello que pueda producirte estrés innecesario.
  1. Dependiendo del tipo de empresa y  organización, muchas aprovechan las tardes para las recogidas del  transporte. En este caso, intenta tener preparada toda la documentación por la mañana o a primera hora de la tarde. Evita, en la medida de lo posible, las prisas de última hora.
La leyenda del dore imagen cedida por fotolia

imagen cedida por fotolia

Si estás en pleno período de contabilización de facturas, aprovecha el momento del día que hayan menos interrupciones. PRIORIZA TUS TAREAS, dependiendo del momento y situación del día.

También puedes dedicar una o dos tardes a la semana a aquellas tareas que aún requiriendo concentración son más distendidas. Puedes aprovechar para gestionar las RRSS para los próximos días. Para ello puedes utilizar Hootsuite, donde podrás programar las publicaciones a horas y días concretos. Escribir el próximo post del blog o realizar una campaña de mail marketing… Si dispones de algún CRM en la empresa también te facilitará mucho el trabajo.

  1. Por último, NO esperes a estar agotado para descansar. Toma pequeños descansos durante el día para estirar los músculos, respirar profundamente y reir con tus compañeros. A veces un pequeño “chiste” relaja las tensiones y  ayuda a mejorar la relación con los compañeros.

La gestión del tiempo, la leyenda del Dorado, como oí recientemente a Santiago Pérez Castillo en radio Emprende, es una de las cuestiones a trabajar en el ámbito laboral, pues lo que para algunos es estar siempre desbordado incrementando estados de ansiedad y estrés, para otros es cuestión de organización.

¿Y tú, cómo organizas tu tiempo para ser más feliz en el trabajo?